- 法人名刺発注システム 印刷部ドットネット
- 事例
- 「支社ごとの個別請求」と「本社一括管理」を両立。500名以上の名刺発注を混乱なく自動化した、柔軟な請求管理システムが便利です。
「支社ごとの個別請求」と「本社一括管理」を両立。500名以上の名刺発注を混乱なく自動化した、柔軟な請求管理システムが便利です。
- 業界・業種：コンサルティング業
- 企業規模：501〜1,000名
課題
全国に多数の拠点を展開しているのですが、名刺の運用がとにかく複雑でした。ある支社は『自分たちで支払うから請求書を直接送ってほしい』と言い、別の支社は『納品は支社だけど、支払いは本社の経理でまとめてほしい』と言う。
500名以上もの社員がいると、毎月の発注数は膨大です。これまでは、その都度私が配送先と請求先の組み合わせを手作業で確認し、仕分けを行っていました。本社の担当者が一人で全国のわがままを聞いているような状態で、ミスの不安と隣り合わせ。経理処理の時期になると、名刺の請求確認だけで丸一日が潰れてしまうこともありました。
システム要件
私たちが求めていたのは、単なる名刺作成システムではなく、複雑な組織構造をそのまま反映できる『管理基盤』でした。特に重視した要件は以下でした。
・請求先・納品先の自由な紐付け： 発注者や支社ごとに、請求書の宛先と配送先をシステム上で固定設定できること。
・権限の分散と集約： 各支社に発注権限を委譲しつつ、本社では全社の発注状況をリアルタイムで監査できること。
・大規模組織でも迷わないUI： 500名以上の社員がいても、部署ツリーから即座に対象者を見つけ出せる検索性の高さ。
特に、貴社の納品・請求管理機能は、まさに私たちが抱えていた『支社ごとの個別ルール』を自動化できる唯一の解決策でした。
成果
導入して一番感動したのは、一度ルールを設定してしまえば、あとは各支社が勝手に発注しても『正しい場所に届き、正しい場所に請求が行く』という仕組みが完成したことです。
あれほど苦労していた請求書の仕分けや、配送ルートの確認作業が今では完全にゼロになりました。各支社が自分でプレビューを確認して発注するので、本社の承認フローも驚くほどスムーズです。
また、本社としては『誰が・いつ・いくら使ったか』が常にデータとして見えるようになったのも大きいですね。各拠点の独立性を保ちつつ、全社のコストを統制できる。大規模組織にとって、これほど心強いシステムはないと感じています。名刺発注が『管理すべきリスク』から『自動で回るツール』に変わりました。
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ご担当者様のコメント
「拠点ごとにルールが違う…」と頭を抱えている管理部門の方にこそ、この便利さを知ってほしいです。
支社ごとの個別請求や配送先の使い分けなど、手作業での管理に限界を感じているなら、このシステムがおすすめです。
導入後は設定通りに自動で処理されるため、毎月の請求処理や仕分けのストレスが一切なくなりました。