名刺の保管方法

名刺はビジネスパーソンの顔。丁寧に保管して、できるだけ綺麗な状態で相手に渡したいものです。
印刷部ドットネットでは、完成した名刺は専用のケースに入れてお届け。
また、名刺を持ち歩く際には、角が折れたり汚れたりしないよう注意しましょう。定期入れや財布と兼用せず、専用の名刺入れを使うのがおすすめです。

また、社会人たるもの、自分の名刺だけでなく人からもらった名刺をきちんと保管することも大切。ここで、名刺が増えても困らない、画期的な保管方法をご紹介しましょう。

■名刺を並べる

名刺管理において、最初に決めなければならないのが「並べ方」。
代表的な並べ方は、「五十音順」「業界別」「時系列」の3種類です。
【五十音順】
「あいうえお」の順に従って並べるだけなので、分類や加工の必要がなく簡単です。なお、会社名の頭文字で並べる方法と、個人名の頭文字で並べる方法の2種類があります。その二つを組み合わせて、まず会社名の五十音順で並べてから、各会社の社員を個人名の五十音順で並べるのも便利です。

【業界別】
「メーカー」「小売店」「銀行」など、取引先の業種や業界別に並べる方法です。自由にカテゴライズできるので、自分のビジネススタイルに合わせて名刺を整理することができます。

【時系列】

名刺をもらった日付順に並べる方法です。過去の仕事のスケジュールと照らし合わせて、目的の名刺を探しやすいというメリットがあります。ただし、日付がわからなくならないように、名刺をもらったらすぐに整理することが大切です。

■名刺をしまう

次から次へと増えていく名刺。その保管方法としては、「ボックス式」と「ファイリング式」の二つが代表的です。どちらが便利かは、名刺をどのように並べたいかによって異なります。

【ボックス式】
名刺を立てて入れられる整理箱や、回転型の名刺ケースを利用する保管スタイルです。これらの特徴は、インデックスを付けて名刺を分類できること。そのため、「五十音順」や「業界別」で名刺を並べたい人に最適です。

【ファイリング式】
名刺サイズのポケットが付いたファイルやフォルダーを利用する保管スタイルです。1ページに複数枚の名刺を収納できるので、一覧性が高いというメリットがあります。ただし、後から並べ替えはしにくいので「日付順」で名刺を並べたいひとに最適です。

■「書き込み」で名刺の活用度アップ

もらった名刺は、必要な情報を書き込むことによって、活用度をぐっと高めることができます。
ぜひ書き込んでおきたい基本情報は、「名刺をもらった日付」「名刺をもらった場所」「仕事の用件」の三つ。
特に、名刺を日付順に並べて整理したい人は、日付を忘れずに記録しておきましょう。
そのほか、相手の印象や会話の内容など、自分が覚えておきたい情報を書き込んでおくと、新たなビジネスチャンスにつなげやすくなります。

ただし、名刺交換の後、相手の目の前で名刺に直接書き込むのはNG。必要なことは手帳などにメモしておいて、帰社後や帰宅後に名刺に書き込むとよいでしょう。こうすることで、名刺管理の習慣もつきやすくなります。