名刺発注の進捗状況を管理

庶務や総務の名刺作成担当者にとって、名刺作成業務は「デザイン決定やデータ作成が終わったら完了」ではありません。
「発注手続きは無事に完了したか」「納品はいつ頃になるのか」など、名刺作成が滞りなく進んでいるかどうかを常に把握しておかなければならないのです。

そんな庶務や総務の負担を大幅に軽減してくれるのが、印刷部ドットネットのクラウド型名刺作成システム。

名刺作成画面が高機能かつ扱いやすいだけでなく、バックオフィス画面も充実しているので、発注後の進捗管理を効率的に行うことができるのです。

ここで、バックオフィス画面の重要機能である「進捗管理機能」と「履歴確認機能」の二つについて、ご説明しましょう。

■進捗管理機能

クラウド型名刺作成システムでは、権限設定を行うことによって、各社員が自分で自分の名刺発注を申請することができます。そのため管理者の負担は軽減されますが、一方で、「いつ誰が名刺発注を申請したのか、管理者が把握しづらい」という問題もあります。

印刷部ドットネットでは、扱いやすくわかりやすい進捗管理機能を備えることで、この問題を解決しました。
クラウドシステムにログインして進捗管理画面をチェックすれば、申請・発注された名刺の一覧が表示されるので、状況をひと目で把握することができます。
また、発注後の印刷・出荷の進捗もリアルタイムで確認できるので、社員から「発注した名刺はいつ届きそう?」と質問されても、すぐに答えられます。
より具体的な到着予定日が知りたい場合は、配送業者の配達状況照会システムを利用すると良いでしょう。そのために必要な問い合わせ番号も、進捗管理画面に表示されています。

名刺発注の流れ、管理権限について詳しく見る

■履歴確認機能

名刺は、使えばなくなるもの。印刷部ドットネットなら、履歴確認機能から簡単にリピート注文することができます。
各社員の注文履歴がすぐにわかるので、社員から「前回と同じ名刺を100枚よろしく」と頼まれてもスピーディーな対応が可能。
もちろん、権限設定をすれば、各社員が自分で履歴を確認してリピート注文することもできます。